POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. Introduction
Teza Solutions Inc. (« nous », « notre », « Teza ») exploite la plateforme Mark Copilot, un agent vocal propulsé par l’intelligence artificielle qui répond aux appels, qualifie les prospects et planifie des rendez-vous pour le compte de ses clients (« Clients »).
La présente politique de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, stockons et protégeons les renseignements personnels des utilisateurs de notre service, incluant les Clients et les personnes qui interagissent avec Mark Copilot par téléphone (« Appelants »).
2. Renseignements recueillis
2.1 Données des Clients
- Nom, courriel, numéro de téléphone
- Informations d’entreprise (nom, secteur d’activité, adresse)
- Informations de facturation et de paiement
- Préférences de calendrier et disponibilités
- Données d’accès au calendrier (Google Calendar, Microsoft Outlook)
2.2 Données des Appelants
- Numéro de téléphone
- Enregistrements audio des appels
- Transcriptions générées par intelligence artificielle
- Informations communiquées durant l’appel (nom, besoin, budget, etc.)
2.3 Données techniques
- Adresse IP, type de navigateur
- Journaux d’utilisation de la plateforme
3. Utilisation des renseignements
Nous utilisons les renseignements recueillis aux fins suivantes :
- Fournir, exploiter et améliorer le service Mark Copilot
- Répondre aux appels et qualifier les prospects pour le compte de nos Clients
- Planifier des rendez-vous dans les calendriers autorisés
- Transcrire les appels pour permettre le suivi par le Client
- Effectuer des appels sortants de relance (leads froids) pour le compte de nos Clients
- Facturer les services et gérer les comptes
- Améliorer la qualité de notre intelligence artificielle et de notre service
- Respecter nos obligations légales
4. Fournisseurs de services tiers
Pour fournir notre service, nous faisons appel à des fournisseurs tiers qui peuvent traiter des données en notre nom :
Google Cloud (Gemini) — Services de transcription vocale et d’intelligence artificielle. Les enregistrements audio sont transmis à Google Cloud pour transcription. Les données peuvent être traitées sur des serveurs situés aux États-Unis.
Twilio — Services de téléphonie et de messagerie SMS. Les données d’appels transitent par l’infrastructure de Twilio.
Supabase — Hébergement de la base de données. Les données sont stockées sur des serveurs situés au Canada.
Google Calendar / Microsoft Outlook — Intégrations de calendrier pour la planification des rendez-vous, avec le consentement du Client.
Ces fournisseurs sont liés par des obligations contractuelles de confidentialité et ne peuvent utiliser les données qu’aux fins de la prestation de leurs services.
5. Stockage et sécurité des données
Les données des Clients et des Appelants sont principalement stockées sur des serveurs situés au Canada. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, incluant :
- Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos
- Contrôles d’accès basés sur les rôles
- Surveillance et journalisation des accès
6. Conservation des données
Les enregistrements d’appels et transcriptions sont conservés pour la durée de l’abonnement du Client, plus une période de 90 jours suivant la résiliation. Le Client peut demander la suppression anticipée de ses données à tout moment.
7. Transfert de données hors Québec
Certaines données peuvent être transférées et traitées à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, par nos fournisseurs de services tiers (Google Cloud, Twilio). Conformément à la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec), nous nous assurons que ces transferts offrent un niveau de protection adéquat.
8. Vos droits
Conformément aux lois applicables, vous avez le droit de :
- Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
- Demander la rectification de renseignements inexacts
- Demander la suppression de vos renseignements personnels
- Retirer votre consentement au traitement de vos données
- Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
Pour exercer ces droits, contactez-nous à : contact@markcopilot.com
9. Consentement et enregistrement des appels
Les appels traités par Mark Copilot peuvent être enregistrés et transcrits. Les Appelants sont informés de l’enregistrement au début de chaque appel. Le Client est responsable de s’assurer que l’utilisation de Mark Copilot est conforme aux lois applicables dans sa juridiction.
10. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. Toute modification sera publiée sur notre site web. En cas de changement important, nous en informerons nos Clients par courriel.
11. Contact
Pour toute question concernant la présente politique :
Teza Solutions Inc.
Courriel : contact@markcopilot.com
Site web : markcopilot.com
PRIVACY POLICY
1. Introduction
Teza Solutions Inc. (“we”, “our”, “Teza”) operates the Mark Copilot platform, an AI-powered voice agent that answers calls, qualifies leads, and schedules appointments on behalf of its clients (“Clients”).
This privacy policy describes how we collect, use, store, and protect the personal information of users of our service, including Clients and individuals who interact with Mark Copilot by phone (“Callers”).
2. Information Collected
2.1 Client Data
- Name, email, phone number
- Business information (company name, industry, address)
- Billing and payment information
- Calendar preferences and availability
- Calendar access data (Google Calendar, Microsoft Outlook)
2.2 Caller Data
- Phone number
- Audio call recordings
- AI-generated transcriptions
- Information shared during the call (name, needs, budget, etc.)
2.3 Technical Data
- IP address, browser type
- Platform usage logs
3. Use of Information
We use the collected information for the following purposes:
- Provide, operate, and improve the Mark Copilot service
- Answer calls and qualify leads on behalf of our Clients
- Schedule appointments in authorized calendars
- Transcribe calls to enable Client follow-up
- Conduct outbound follow-up calls (cold leads) on behalf of our Clients
- Bill for services and manage accounts
- Improve the quality of our AI and service
- Comply with legal obligations
4. Third-Party Service Providers
To deliver our service, we use third-party providers that may process data on our behalf:
Google Cloud (Gemini) — Voice transcription and artificial intelligence services. Audio recordings are transmitted to Google Cloud for transcription. Data may be processed on servers located in the United States.
Twilio — Telephony and SMS messaging services. Call data passes through Twilio’s infrastructure.
Supabase — Database hosting. Data is stored on servers located in Canada.
Google Calendar / Microsoft Outlook — Calendar integrations for appointment scheduling, with Client consent.
These providers are bound by contractual confidentiality obligations and may only use data for the purpose of delivering their services.
5. Data Storage and Security
Client and Caller data is primarily stored on servers located in Canada. We implement reasonable technical and organizational security measures to protect personal information, including:
- Encryption of data in transit (TLS/SSL) and at rest
- Role-based access controls
- Access monitoring and logging
6. Data Retention
Call recordings and transcriptions are retained for the duration of the Client’s subscription, plus a 90-day period following termination. Clients may request early deletion of their data at any time.
7. Data Transfers Outside Quebec
Certain data may be transferred and processed outside Quebec and Canada, including in the United States, by our third-party service providers (Google Cloud, Twilio). In accordance with Quebec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25), we ensure that such transfers provide an adequate level of protection.
8. Your Rights
In accordance with applicable laws, you have the right to:
- Access the personal information we hold about you
- Request correction of inaccurate information
- Request deletion of your personal information
- Withdraw your consent to data processing
- File a complaint with the Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
To exercise these rights, contact us at: contact@markcopilot.com
9. Consent and Call Recording
Calls processed by Mark Copilot may be recorded and transcribed. Callers are informed of the recording at the beginning of each call. The Client is responsible for ensuring that the use of Mark Copilot complies with applicable laws in their jurisdiction.
10. Changes
We may update this policy from time to time. Any changes will be posted on our website. In the event of a material change, we will notify our Clients by email.
11. Contact
For any questions regarding this policy:
Teza Solutions Inc.
Email: contact@markcopilot.com
Website: markcopilot.com